4200
Какие системы помогают бизнесменам управлять проектом?
Менеджеры задач и более объёмные системы управления проектами продолжают преображаться. То Asana демонстрирует новый интерфейс, то Todoist выходит для Windows 10, то Basecamp обновляет свой подход к процессам. Одно остаётся неизменным — требования клиентов. Но претензий к удобству, скорости и эффективности становится больше.
Если пару лет назад я себе представлял рынок подобных сервисов очень узким, без широкого выбора, то сегодня подчас сложно подсказать — какая именно система придётся по вкусу команде. Среди популярных вспоминаются те же Asana, Basecamp, JIRA, Redmine, ПланФикс, Битрикс24, Trello, Мегаплан, Wunderlist, Todoist, Wrike, Podio, Worksection, Producteev, Pyrus и прочие.
Хотелось бы обратиться к реальному опыту компаний. Не стремлюсь показать тенденции всех направлений бизнеса, на это можно потратить целую серию статей. Но общие закономерности можно выявить, опросив даже три компании. Ответить на пару вопросов согласились студия разработки «Бегемот-Бегемот», «Универсариум» и SigmaLab. Какими же системами они пользуются для автоматизации задач и командной работы?
Андраш Густи, руководитель студии мобильной разработки «Бегемот-Бегемот»:
Мы занимаемся разработкой мобильных приложений на заказ. И система учёта задач и времени для нас — всё: когда параллельно идёт несколько проектов, по каждому из них есть множество этапов, вех и задач, в которых участвует одновременно несколько людей, таск-трекер при этом становится основным средством общения и работы.
Раньше мы использовали Basecamp с различными приложениями. Не могу сказать, что были очень довольны. Огромное количество важных для нас кейсов просто не прорабатывалось, не говоря уже о том, что каждый аддон был платным. Решение получилось дорогим, беспощадным и половинчатым. Поэтому решили перейти на новую систему. Случайно наткнулись на Wrike, попробовали, все быстро освоились, и счастью нашему теперь нет предела.
У нас было несколько важных требований к новой системе:
- Гибкость в постановке и отслеживании задач (древообразная структура проектов и задач, возможность указывать прогноз времени на задачу в человеко-часах, дедлайны, использованное время на задачу (по таймеру и вручную), ставить задачу на одного или нескольких исполнителей, формировать шаблоны проектов, групп задач и отдельных задач, указывать разные статусы задачи (не только open/closed), переводить задачи от сотрудника одной роли на сотрудника другой роли, создавать повторяющиеся задачи).
- Наглядность при просмотре статуса по проектам (канбан-доска по всем проектам, диаграмма Ганта уровня TeamGantt).
- Гибкость управленческих инструментов (планирование загрузки сотрудников, возможность строить отчёты личные и групповые, по всем проектам и по отдельным, просматривать разницу между использованным и запланированным временем).
- Простота в эксплуатации (облачное решение, удобный современный интерфейс, настройка без привлечения администратор (как в Jira, например), поддержка всех платформ, календарь с экспортом в .cal, возможность приглашать клиентов).
Довольно быстро определили, что Wrike соответствует всем требованиям. Систему словно разработали специально для нас. Сейчас мы используем её для клиентских проектов и разработки, для административных и внутренних проектов (от «сделать копию ключей для нового сотрудника» до «опубликовать видео выступления на конференции»).
Единственный недостаток, который наблюдается — это то, что самые сочные функции (автоматические отчеты, шаблоны ролей, собственный воркфлоу) доступны только для пользователей с пакетом Enterprise. Однако, мы уже выработали ряд окольных путей для полноценной работы с пакетом Pro.
Юрий Родионов, технический директор проекта «Универсариум»:
Сегодня невозможно представить работу над интернет-проектом без вспомогательных инструментов, особенно когда большая часть команды работает удалённо. Процесс создания и сопровождения системы онлайн-образования очень трудоёмкий — приходится вести сразу несколько направлений параллельно, по ходу решая возникшие проблемы. Для того, чтобы держать рабочий процесс под контролем и не забывать даже про самые мелкие задачи, мы используем сразу три сервиса: JIRA, Trello и Slack.
JIRA у нас предназначена исключительно для команды разработки. Изначально мы пользовались опенсорсным решением RedMine, но спустя полгода после старта проекта мы поняли, что назрела необходимость «переезда» — предложенная функциональность не отвечала в полной мере нашим требованиям.
Для этого мы провели сравнительный анализ систем, среди которых были YouTrack, Worksection, Мегаплан и JIRA, и в конечном итоге остановились на последнем варианте. В пользу JIRA сыграли сразу несколько аргументов: приятный дизайн, широкий инструментарий и, самое главное, система была ориентирована на работу по методологии Agile Scrum, которую мы применяем в проекте.
Решение было принято далеко не сразу: обдумывали риски и рассчитывали эффективность на протяжении 3-х месяцев. Плюс ко всему, нужно было убедиться в необходимости регулярно выделять дополнительный бюджет на пользование платформой. В итоге мы осуществили переход, и вот уже полтора года активно применяем JIRA. Изменение принесло свои результаты: во многом ускорились рабочие процессы, стало комфортнее и приятнее работать.
Что касается Trello, то этим сервисом пользуется остальная часть команды, до этого не имевшая опыта работы в подобных системах. Сначала, как обычно это бывает, люди отнеслись с настороженностью к нововведению, но впоследствии осознали все преимущества этого сервиса над Google Таблицами или Excel.
Самым последним и, пожалуй, самым ценным открытием для всех нас стал Slack. Очень удобный сервис для общения внутри команды, позволяющий оперативно и синхронно реагировать на возникающие вопросы, не тратя при этом время на утомительную переписку в почте или в нестабильно работающем Skype. Могу с уверенностью сказать, что Slack действительно повысил эффективность внутренней коммуникации, в том числе и за счёт интеграции с JIRA, GIT, Trello и рядом других сервисов, необходимых для деятельности любой компании, занимающейся разработкой интернет-проектов.
Алексей Васильев, технический директор SigmaLab:
Мои команды несколько раз меняли систему работы с проектом, но после нескольких попыток работы с новой системой всё равно приходилось развертывать BiPulse поверх работающей системы.
Сначала был Redmine, бесплатен, гибок, хорош для внедрения на начальном уровне. Основные требования к системе были такими:
- место для регистрации задач;
- контроль доступа;
- разделение по проектам.
Но, с точки зрения «управления проектом» мне не подходил, он не показывал нужных метрик, не позволял узнать кто чем занимается и чем он будет заниматься завтра. Эта функция была решающей для выполнения оперативного управления командой.
В то время BiPulse ещё не был таким, как сейчас. Но он показывал именно то, что нужно было мне, как менеджеру.
Потом команда решила сменить Redmine на YouTrack. Почему? Потому, что YouTrack имеет лучшую интеграцию с билд-сервером TeamCity и системами контроля версий.
Как место для регистрации дефектов и задач, YouTrack подходил лучше, чем Redmine. Но для управления проектом он опять не годился. Он не показывает нужных цифр в нужном месте. Пришлось поверх YouTrack развернуть обновленный BiPulse. Он, к тому моменту, уже обзавелся интеграцией с YouTrack.
В обоих случаях смена систем шла «снизу», и никакого сопротивления команды проекта не было. Но то, что удобно разработчику, не удобно менеджеру.
И как результат, сейчас у нас живут две системы:
- YouTrack для разработчиков, где быстро можно добавлять задачи и не сильно следовать процессу.
- BiPulse для менеджеров, где видны метрики эффективности команды и параметры успеваемости проекта в срок.
До этого мы также опросили предпринимателей о том, на какие мессенджеры они переходят в преддверии 2016 года. Очевидно, что бизнес находит всё больше полезных продуктов, и немалая часть из них уходит в облако.
Комментарии